发文机关最高人民法院
发文日期1991年12月24日
时效性现行有效
发文字号法[办]发〔1991〕46号
施行日期1991年12月24日
效力级别司法文件
第一章 总则
第一条 为了加强人民法院行政文书档案的标准化、规范化建设，统一立卷归档方法，不断提高科学管理水平，有效地为审判工作和其他各项工作服务，根据 《中华人民共和国档案法》、 《中华人民共和国档案法实施办法》、《机关档案工作业务建设规范》等有关规定，结合人民法院行政文书的实际情况，制定本办法。
第二条 人民法院行政文书的立卷归档工作，由文书处理部门负责。
第三条 本办法适用于人民法院（含专门法院）除诉讼文书以外的各种行政文书（含党、政、工、团等文书）的立卷归档。
第二章 行政文书材料归档和不归档的范围
第四条 凡是反映人民法院工作活动，具有查考利用价值的文书材料，均属必须归档范围。
1.上级法院，上级或同级党委、人大、政府召开的会议，制发的文件（含转发本院文件）本院需要贯彻执行的，检查本地区、本院工作形成的，以及任免、奖惩本院工作人员的文件，领导人讲话。
2.本院党组会议、院长办公会议、院务会议、审判委员会会议记录，以及召开各项专业会议的文件材料。
3.本院制发（含与其他机关联合制发）的各种正式文件的签发稿、印制件及重要文件的修改稿，代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿和印制件。
4.本院（含院内各职能部门）在工作活动中形成的计划、报告、总结、统计报表和条例、办法、章程、制度、简则等重要文件材料。
5.本院党、团、工会、妇女等组织召开代表大会，及在工作活动中形成的重要文件材料。
6.本院领导人在公务活动中形成的信件、电报、电话记录等重要文件材料。
7.同级机关和非隶属机关制发本院需要执行的，检查本院工作以及与本院联系、洽商工作形成的重要文件材料。
8.下级法院报送的重要的工作计划、报告、总结、请示、典型材料、统计报表。
9.其他必须归档的文件材料。
第五条 凡重份的，事务性的，只起临时性、参考性作用，无查考利用价值的文书材料，不需归档。不需归档的文书材料，由各部门造具清册，经部门负责人审批后销毁。
不需归档的文书材料有：
1.上级法院、上级或同级党委、人大、政府普发或抄送供本院工作参考的文件，征求意见的未定稿以及任免、奖惩与本院无关工作人员的文件材料。
2.本院的重份文件（含院内各部门间互相抄送的文件），一般文件的草稿及修改稿。
3.无查考利用价值的、事务性的，只起参考作用的临时性文件，一般的人民来信。
4.本院领导人兼任其他机关职务形成的与本院工作无关的文件材料。
5.非主管机关召开的会议、制发的文件本院不需贯彻执行的，无查考利用价值的文件材料。
6.非隶属机关抄送的，不需办理的和一般性的文件材料。
7.下级法院的《工作简报》、《情况反映》，各种信息、刊物以及不应抄报、不必备案的文件材料。
8.其他不需归档的文件材料。
第三章 行政文书材料的立卷
第六条 各级人民法院必须指定专人专管或兼管行政文书材料的立卷工作。立卷工作，文书处理采取分散形式的，由院内各职能部门负责；文书处理采取集中形式的，由办公室或研究室负责。
第七条 行政文书材料的立卷工作，按照分类方案进行。各级人民法院应根据本院内部组织机构的业务范围和职责分工，采取“年度-组织机构-问题”的结构形式，参照《人民法院行政文书档案保管期限表》条款，编制本院的分类方案；文书处理采取集中形式的，可用《人民法院行政文书档案保管期限表》代替分类方案。文件办理完结后，按照分类方案“对号入座”，分类立卷。
第八条 分类方案的每一条款，就是一组文件的组合。条款的拟制，应符合“遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用”的总要求，正确运用作者、问题、名称、时间、地区、通讯者六个特征，合理组合。
第九条 立卷归档行政文书材料的种类、份数，每份文件的页数，均应齐全、完整。正件与附件、印制件与定稿、请示与批复、转发件与原件、多种文字形成的同一文件，均应分别立在一起，文电应合一立卷归档。
第十条 立卷归档的文书材料，应放在文书内容针对的年度，不同年度的文书一般不得放在一起。跨年度的请示与批复在复文年，没有复文的放在请示年，跨年度的会议，放在会议开幕年，跨年度的规划、总结，分别放在内容针对的第一年或最后一年，头年总结与次年计划写在一起的，应予分存印制件，定稿放在总结针对年，非诉讼案件，放在结案年。
第十一条 立卷归档的文书材料，按照本院与文书制发机关的关系，分为上级、本院、同级和下级，不同级别的文书，应适当分开立卷，与本院有紧密联系的文书，不得分开。
不同保管期限的文书材料，一般也应分开立卷。
第十二条 文书材料立卷，必须分类准确，口径统一，前后保持一致。一文涉及两个以上问题的，应放在反映主要问题的卷内，卷内文书材料过多的，可适当分开立卷。
第四章 行政文书卷宗的装订与编目
第十三条 卷内的文书材料，必须依其形成的规律和特点进行系统排列。通常是：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印制件在前，定稿在后；转发件在前，原件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后，其他文书材料，按重要程度或时间顺序排列。
第十四条 卷内文书材料，应按排列顺序，用阿拉伯数字在有文字或图表的画面页上，逐页依次编号。页号的位置，统一在每页正面的右上角，背面的左上角。
不装订的卷宗，应在每份文书首页的右上角加盖档号章，逐件编号。
第十五条 卷内文书目录的编制，卷内目录，由顺序号、文号、责任者、文书题名、文书日期、所在页号和备注等项目组成。
1.顺序号。填写卷内文书排列先后顺次的序号。
2.文号。填写文书制发机关的发文号。
3.责任者。即文书作者，填写文书的署名者。
4.题名。即文书标题，一般应照实抄录。没有题名或原题名不能反映文书内容的，可在原题名后写上自拟题名，外加方括号[ ]。
5.文书日期。填写文书制成日期。
6.所在页号。卷内文书材料所在页的编号，除最后一件需填写起止号外，其余可填写起号。
7.备注。对卷内文书材料变化所作的说明。
卷内文书目录一式两份，一份订入卷内；一份归档后汇编全引目录。
第十六条 卷内备考表的编制。卷内备考表，由本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷日期等项目组成。
1.本卷情况说明。填写卷内文书缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
2.立卷人。由责任立卷者签名。
3.检查人。由案卷质量审核者签名。
4.立卷日期。填写立卷完成的日期。
第十七条 卷宗封面的填写。卷宗封面应一律用毛笔或钢笔填写，体式要一致，文字要规范，字迹要工整、清晰。
卷宗封面，由全宗名称、类目名称、卷宗题名、时间、保管期限、件页数、归档号、档号组成。
1.全宗名称。填写立档人民法院的全称。
2.类目名称。填写分类方案的第一级类目名称。按“年度-组织机构-问题”分类的，填写卷宗所属组织机构；按“年度-问题”分类的，填写卷宗所属类别。
3.卷宗题名。即卷宗标题。一般由责任者、问题、名称三要素组成，结构要完整，文字要简炼、明确，能准确地概括卷内文书材料的制发机关、内容和文种。
责任者的拟写。卷内责任者不多的，可一一标出。责任者较多，可择其中主要的标出：法院与其他机关的联合发文，可只标法院；党委、政府及其所属职能部门，可只标党委、政府。责任者名称过长的，可采用通用简称。但不能使用“本”、“省”、“市”等概念不清的语句。
问题的拟写。文字要简炼，概括要准确，对永久和长期保存的卷宗，应力求单一。
文种的拟写。文书名称不多的，可标出；文书名称较多的，可按名称的重要程度顺序，兼顾不同性质名称，标出二三个即可。
4.时间。卷内文书材料所属的起止年月。
5.保管期限。立卷时对卷宗划定的保管期限。
6.件、页数。装订的卷宗卷内总页数或不装订的卷宗卷内的总件数。
7.归档号。立卷人填写的文书处理号。
第十八条 卷宗的装订必须牢固、整齐、美观，便于保管和利用。卷宗装订前必须去掉金属物，对破损和订口有字迹的要托裱和接边，字迹扩散的要复制，过大的要按十六开折迭。以地脚和翻口取齐，用三孔一线装订，长度为160毫米左右。
第五章 卷宗目录的编制与归档
第十九条 人民法院的行政文书卷宗，必须按照分类方案分类，区别不同的保管期限，兼顾卷宗之间的联系和重要程度进行排列，依次编定归档号，以固定卷宗位置。
卷宗的分类方案和排列方法必须统一，前后应保持一致，不能随意改动。
第二十条 编制卷宗目录。编定归档号的卷宗，应依次载入卷宗目录，一份目录内，不得出现重复的卷宗号。
第二十一条 卷宗目录一式三份。文书处理部门向档案管理部门归档时，必须按照卷宗目录逐卷点交，由双方签字后，二份交档案管理部门，一份由文书处理部门保存。
第二十二条 人民法院当年的行政文书档案，必须于次年六月底前向本院档案管理部门归档。
第六章 附则
第二十三条 各高级人民法院在必要时可根据本办法规定和本地区的实际情况，制定补充办法，并报最高人民法院备案
