发文机关公安部

发文日期2008年09月01日

时效性现行有效

施行日期2008年09月01日

效力级别部门规范性文件

（公安部 2018年9月）

第一条 为推进公安机关信访工作的规范化建设，做好办理信访事项中有关文件材料的收集、整理及归卷工作，确保相关文件材料得到妥善管理和有效利用，依据《信访条例》、《公安机关信访工作规定》，参照《公安档案管理规定》等法规或规章，制定本规范。

第二条 公安机关信访卷宗（下称信访卷宗）是指公安机关按照《信访条例》和《公安机关信访工作规定》在处理公民、法人或者其他组织以来信、来访、电子邮件、传真、电话等方式反映具体信访事项过程中形成，具有依据凭证作用或查考使用价值的各种文件材料，按规范顺序整理、装订的卷册。包括与该信访事项有关的文字材料、声像资料、电子文件等。

第三条 信访卷宗应按照“谁办理、谁收集、谁归卷”和“材料齐全、顺序规范、依事项（或人）立卷、检索编目、方便利用”的原则进行整理、归卷。

第四条 县级以上公安机关信访部门或负责信访工作的部门均应制定信访卷宗的管理制度，明确责任人，完善信访卷宗的整理、归卷工作。

第五条 办理信访事项中形成的以下文件材料应收集、整理归入信访卷宗：

（一）信访人身份证明、反映信访事项的来信（原件已交办、转办、督办的用复印件）、来访材料、传真、电话投诉记录、电子邮件下载件及声像资料等；

（二）公安机关处理（复查、复核）信访事项登记表，处理（复查、复核）信访事项决定书、答复意见书，转送（受理）信访事项告知单、转送（转办）信访事项通知单等专用文书的存根联、副本（或正本复印件），延期办结信访事项审批手续；

（三）来访接待记录、回访记录，送达凭证、核查报告、办结意见，内部审批（呈批）表，重要调查材料、笔录，会议纪要，听证意见，声像资料，停访息诉协议书、保证书等；

（四）司法鉴定书，交通、火灾事故认定书，物价、会计、审计等部门的评估意见书，法院判决（裁定）书，调解协议书，住院记录及医疗费用凭证等各类证明材料或其复印件；

（五）上级机关交办（督办）信访事项函、电话记录、下载打印件及传真，领导批示交办件及回复领导或交办（督办）单位的报告、复函；

（六）信访部门提出的完善政策、改进工作、责任追究、行政处分建议书等；

（七）其他需要收集、归入卷宗的文件材料。

第六条 由信访渠道提出刑事侦查、行政管理事项，并转入刑事侦查、行政管理程序办理的，信访卷宗由承办单位按相关档案卷宗管理规定处理。

第七条 信访文件材料应随形成、随收集，同一信访人反映的信访事项应归为一卷，不同信访人反映的同一信访事项的也可归为一卷；文件材料多的可归为多卷。

第八条 信访事项的归卷文件材料应按以下顺序排列：

（一）同一信访人不同时间提出的不同信访事项且公安机关先后做出核查处理的，应先将每个信访事项及核查处理排在一起，再根据不同信访事项按时间顺序排列；

（二）同一信访事项或信访人在同一时间提出的不同信访事项且公安机关一并核查处理的，应结论性文件材料在前、其它材料按信访事项办理流程排列在后，上级批复在前、请示报告在后，正文在前、附件在后，正本在前、审批手续及底稿在后，上级督办（交办）函（单）在前、核查报告在后，领导批示在前、相关报告在后，核查报告在前、证明材料及信访材料在后；

（三）信访事项由多个部门或多次交办，每次均形成结论性文件的，应将最终的结论性材料放在前面，再将其他材料按办理流程排列；

（四）同一信访事项多次交办或办理，其结论或答复意见被撤销或有变更的，被撤销或变更后重新作出的结论材料、答复意见在前，原文件材料按照工作流程排列；

（五）补充材料应与原文件材料合并归卷。

第九条 已办结的信访事项应首先依法归档，其他按以下要求整理、装订：

（一）卷宗文书用纸以A4纸为标准规格，卷宗封面应写明卷宗编号、信访人姓名、信访事项类别、受理时间、办理单位等内容；卷内首页应编制文件材料目录表，卷内材料应按顺序编写页码，卷后应放置备考表；

（二）应按照档案部门规定的技术标准进行装订；卷宗的装订应整齐、美观、牢固；

（三）信访事项办结后信访人再次反映同一信访问题的，可另卷装订，并与前卷建立相关联系；

（四）对于光盘、照片等不便装订的资料物品应另行装袋保存，同时应登记索引及互查编号，并在卷宗备考表中详细注明。

第十条 有领导批示和处理结果的信访事项办结后，应按照档案部门要求整理后移交归档，如信访人未息访，信访卷宗需要随时备查、补充材料，可在信访人息访年度整理移交归档。

第十一条 信访卷宗的存放应符合以下要求：

（一）信访卷宗应用专门架柜存放，工作需要且有条件的可设立单独房间，并参照《档案馆建筑标准》的安全要求配置；

（二）为方便备查，可根据信访事项数量情况按信访人、信访事项类别、管辖单位等制作检索编目；有条件的公安机关，可对信访卷宗进行数字化加工；

（三）存放信访卷宗的房间要保持清洁卫生，具备防火、防盗、防潮、防蛀等条件，以保证卷宗实体安全。

第十二条 不在档案移交范围内由负责信访工作的部门自行保存的信访卷宗，自信访人表示停访息诉起保存10年。10年后进行登记造册，经有关领导批准后，按相关文件销毁程序处理。

第十三条 负责信访工作的部门及人员应当遵守信访卷宗管理的制度规定，对不及时将重要信访材料收集、整理、归入卷宗，故意或过失造成材料损毁、丢失，或者擅自藏匿、涂改、伪造信访卷宗的，应依法追究相关人员的责任。

第十四条 信访卷宗的管理是信访工作的基础建设内容之一，上级公安机关信访部门应定期对下级公安机关的信访卷宗整理、管理工作督促检查，并可纳入对下级公安机关信访工作的考评中。

第十五条 公安机关信访工作中产生的统计报表、一般性工作报告、总结及会议材料等不涉及具体信访事项的其他文书档案材料的归档工作按相关规定办理。

第十六条 本规范由公安部办公厅解释，各地公安机关可根据本单位情况制定具体办法。

第十七条 本规范自发布之日起施行。