发文机关司法部
发文日期1994年02月28日
时效性现行有效
施行日期1994年02月28日
效力级别部门规范性文件
部机关各司局：
《司法部机关公文处理办法》已经1994年2月18日司法部第3次部长办公会议通过，现印发给你们，请遵照执行。
司法部机关公文处理办法
第一章 总则
第一条 为做好司法部机关公文的处理工作，根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》等有关规定，结合司法部实际情况，制定本办法。
第二条 司法部部机关公文是司法行政系统传达贯彻党和国家的方针、政策，发布司法行政规章，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
第三条 司法部机关公文处理工作由部办公厅和各司（局）办公室具体承担。文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备有关专业知识。
第四条 处理公文应当发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，提高工作效率和质量。做到准确、及时、安全。
第五条 公文处理工作必须严格执行国家有关保密规定，确保国家秘密安全。
第二章 公文的主要种类
第六条 司法部发文
（一）司法部党组文件
1．司法部党组向党中央、中央办公厅和中央政法委员会的请示、报告；
2．司法部党组关于人事任免的决定；
3．其他需要以司法部党组名义发出的文件。
（二）司法部部令
1．经国务院批准，由我部发布的司法行政法规。
2．发布有关司法行政工作的规章。
（三）司法部文件
1．对司法行政工作具有重要指导意义的文件；
2．涉及司法行政全面工作的全国性会议的报告；
3．重要决定、决议及情况通报；
4．不以部令形式发布的规章；
5．有重要指导意义的会议纪要、通知和经上级机关批准后需在全系统内执行的重要请示、报告。
（四）司法部请示
以司法部名义向党中央、中央办公厅、国务院、国务院办公厅、中央政法委员会等请求指示、批准的文件。
（五）司法部报告
以司法部名义向党中央、中央办公厅、国务院、国务院办公厅、中央政法委员会等汇报工作，反映情况，提出意见或者建议的文件。
（六）司法部通知
1．有关专项业务工作的比较重要的指导文件；
2．转发上级机关、同级机关发布的与我部工作有直接关系的文件；
3．人事奖惩决定。
（七）司法部函
1．向中央国家机关综合职能部门报送有关材料的函件；
2．与有关部门商洽工作、询问和答复问题的函件；
3．对省、自治区、直辖市司法厅（局）、部直属单位、部归口管理单位及其他所属单位请示的批复、答复；
4．外事活动中需以部名义发至地方有关部门的活动安排计划及其他联系函件。
（八）会议纪要
1．司法部党组会议纪要；
2．司法部部长办公会议纪要；
3．司法部部务会议纪要。
（九）电报
1．密码电报；
2．内部传真电报。
第七条 司法部情况反映和简报
（一）司法部情况反映
1．《司法部情况反映》刊载司法行政工作中比较重要的情况和动态。
2．《司法部情况反映（增刊）》刊载需要向党中央、国务院反映的司法行政工作的重大情况和动态。
3．《司法部情况反映（要情专刊）》刊载监狱、劳教所发生的重大情况和问题以及其他业务工作涉及的重要社情等。
4．《司法部情况反映（特刊）》刊载需要向中央政治局常委反映的司法行政工作的重大情况和动态。
（二）司法部重要信息要目
刊载部党组、部领导和全国司法行政系统重要工作情况，专报中央办公厅、国务院办公厅。
（三）司法部机关工作周报
刊载每周中央领导同志对司法行政工作的指（批）示和部党组、部领导及部机关的重要活动。
（四）司法行政工作简报
刊载中央、国务院领导同志对司法行政工作的重要指示、批示；司法部对全国工作的部署；各地司法行政工作的新情况、新措施、新经验等。
第八条 司法部办公厅发文
（一）司法部办公厅文件
用于印发部机关各司局的年度工作要点；印发和转发同级或下级机关及地方有关部门的文件；印发部机关各司局召开的专业性会议纪要；以部名义召开的全国性会议和重要活动的通知；部机关各专项工作领导小组（委员会）和非常设机构人员组成变动情况的通知；以及办公厅职能范围内需要发出的文件。
（二）司法部办公厅函
用于以办公厅名义就某个具体问题对有关单位进行答复、询问或商榷的正式公函。
（三）司办通报
刊载部领导在专业会议和视察各地工作时的讲话及重要的调查报告；经部领导批示同意刊载的部机关司局长在重要专业会议上的讲话。
（四）信访摘报
用于向部领导报告人民群众来信来访中反映的重大情况和重要批评、建议、问题等。
（五）值班报告
刊载各地司法行政机关向部总值班室报告的各种重要情况。
（六）领导参阅
刊载各地、各部门、社会各界及部内职能部门对司法行政工作的重要建议和意见及需要提供部领导决策时参考的材料。
（七）港台报刊摘编
刊载港台地区报刊对中央重大决策和法制建设问题的反映、言论。
第九条 司法部政治部文、函
（一）司法部政治部文件
用于以政治部名义印发的司法行政系统政治工作计划、安排、通知、通报、请示、报告等。
（二）司法部政治部函
用于以政治部名义向有关部门和所属单位就政治工作的某个具体事宜的联系、协商等。
第十条 司法部机关各司局文、函
（一）各业务司局向本业务系统下发有关某个具体问题的一般性通知。
（二）各司局就有关具体事宜向同级机关、下级机关和地方有关部门发出的函件。
第三章 公文的格式
第十一条 公文一般由发文机关、秘密等级、缓急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印制份数、印发单位和时间等部分组成。
第十二条 发文机关应当写全称或规范化简称。如“中华人民共和国司法部”、“司法部办公厅文件”。与有关部委联合行文，一般情况下，主办机关排列在前，但与党政领导机关联合行文，领导机关排列在前。
第十三条 公文需要划密级的，应当根据《司法行政工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”字样。
第十四条 紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。
第十五条 发文字号，包括机关代字、年号、序号。几个单位联合行文只标明主办机关发文字号。部机关公文发文字号确定如下：
司发党〔199×〕××号（司法部党组文件）
司发〔199×〕×××号（司法部文件）
司发请〔199×〕×××（司法部请示）
司发报〔199×〕×××（司法部报告）
司发通〔199×〕×××号（司法部通知）
司发函〔199×〕×××号（司法部函）
司办字〔199×〕××号（办公厅文件）
（9×）司办函××号（办公厅函）
司政〔199×〕××号（政治部文件）
司政函〔199×〕××号（政治部函）
司政×〔199×〕××号（政治部所属各部函）
（9×）司劳改字××号（劳改局）
（9×）司劳教字××号（劳教局）
（9×）司教字××号（教育司）
（9×）司宣字××号（宣传司）
（9×）司法字××号（法规司）
（9×）司律字××号（律师司）
（9×）司公字××号（公证司）
（9×）司基字××号（基层司）
（9×）司外字××号（外事司）
（9×）司协字××号（司法协助局）
（9×）司计字××号（计财司）
（9×）司行字××号（行政司）
司党字〔199×〕××号（机关党委）
司纪字〔199×〕××号（机关纪委）
（9×）司老干字××号（老干局）
司纪监字〔199×〕××号（纪检、监察局）
（9×）司审字××号（审计室）
第十六条 司法部党组文件、司法部文件、司法部请示、司法部报告、司法部通知、司法部办公厅文件、司法部政治部文件及含有比较重要内容的司法部函，应当注明签发人姓名。如经两名以上领导人审阅，还应当注明×××已阅、×××签发。
第十七条 公文的标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关、公文种类。如“司法部关于为北京市海淀区司法局记集体一等功的决定”。标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，一般不加标点符合。
第十八条 会议通过的文件如决定等，应当在标题之下，正文之前注明会议名称和通过日期。
第十九条 请示只写一个主送机关。如需同时送其他机关，应当用抄送形式。
第二十条 公文如有附件，应当在正文之后，发文机关名称之前按顺序写明附件标题。
第二十一条 文件（函）除会议纪要外，一律加盖印章。联合行文应当按联合行文机关顺序加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。加盖印章的当页若无正文，则应当标注无正文说明。
第二十二条 文件成文时间以签发机关领导人签发的日期为准。联合行文以最后签发机关领导人签发日期为准。电报以发出日期为准。
第二十三条 公文需要加附注的，如“此件发至基层劳改单位”应当注在成文时间的左下、抄送单位的上方，并加括号。
第二十四条 公文一般应当根据内容标注主题词，上行文应当标注上级机关规定的主题词。主题词的内容由核稿部门确定。主题词标注在抄送单位前行横线以上。司法部文件应当标注主题词。
第二十五条 公文需抄送有关机关的应标明抄送机关名称。抄送机关应当按照比较规范的顺序排列。本系统按照各省、自治区、直辖市司法厅（局）、计划单列市司法局，部机关、各直属单位、各归口管理单位的顺序排列。
第二十六条 公文一般应当在抄送机关下方标明印发单位、时间、份数、录入员、责任校对。司法部文件的主题词、抄送机关、份数、印发单位、时间、录入员、责任校对在末页下方。
第二十七条 公文纸一般用十六开型（长260毫米、宽184毫米）。国际会议文件用纸采用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米）。左侧装订。
第二十八条 公文的发文机关一般用长宋体，标题用2号标准宋体，主送机关、主题词用3号黑体，发文字号、签发、正文、印发单位、时间用3号仿宋体，抄送机关用5号黑体，抄送机关名称、印制份数、录入、责任校对用5号书宋体。“按语”二字用3号黑体，按语正文用3号楷体。信件一般用3号楷体。
第四章 行文规则
第二十九条 司法部可向各省、自治区、直辖市司法厅（局）及部直属单位行文。
第三十条 司法部向下级司法行政机关的重要行文，应当抄送其所在地的人民政府，向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
第三十一条 凡需要与中央、国家机关有关部门会签联合行文的，在未取得一致意见时不得单独行文。
第三十二条 “请示”应当一文一事。一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送同级或下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。“报告”中不得夹带请示事项。
第三十三条 司法部各司局一般不得下发涉及政策、法律问题的文件和有重要指导意义、要求全系统遵照执行的规范性文件，也不得印制《××司（局）文件》的红头文纸。因特殊情况，需以司（局）名义发出公文的，应当经主管部门批准。
第五章 公文的起草
第三十四条 起草公文必须符合国家的法律、法规和党的方针政策，必须贯彻党的基本路线，坚持四项基本原则，坚持改革开放，坚持为经济建设服务。
第三十五条 起草公文要观点明确，论据充分，条理清楚，表达简练准确，切实可行。
第三十六条 在起草法律、法规的过程中，应当征求有关中央机关、地方司法行政部门和专家、学者的意见。必要时聘请有关专家、学者参加。
第三十七条 公文起草必须按照司法部机关公文格式和行文规则拟制，做到规范化、程序化。
第三十八条 应当使用统一印制的拟稿纸，并按拟稿纸中规定的项目，如密级、主送单位、抄送单位、拟稿单位、拟稿人、核稿人、公文标题、附件等逐项填写，再送审核、签发。
第三十九条 人名、地名、数字、引文要准确。时间应写具体年月日。公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉件数码。计量单位要一律使用国家法定的三位分节法。在同一公文中，数字和计量单位的使用应当前后一致，相关的数字要吻合。引用公文应当注明发文时间、机关、标题和文号，发文字号应当加括号。用词要规范、准确。严禁使用不规范的字和词。
第四十条 起草公文应当书写工整，使用钢笔或毛笔，不得使用铅笔和圆珠笔。所用墨水必须符合存档要求。字迹不得潦草，有条件的应当逐步实行微机打印。文稿要清洁整齐，改编、摘编类文稿一般应当整理抄正。送审文搞一定要签署送审单位领导的具体意见。请示文稿一定要用规定的请示报告单。
第四十一条 在公文中结构层次序数分别表述为：第一层为“一”，第二层为（一），第三层为“1”，第四层为（1）。
第四十二条 法律、法规和规章文稿由法规司会同各主管业务司（局）起草。
第六章 公文的核稿
第四十三条 部发文、办公厅发文和《司办通报》等统一由办公厅部长办公室核稿。政治部和其他各司局文、函的审核由发文单位确定。
第四十四条 公文审核的主要内容
（一）是否应当发文；
（二）公文的法律、政策问题；
（三）公文格式；
（四）文字、标点符号；
（五）公文种类、发送范围；
（六）公文的密级。
第四十五条 核稿人对文稿进行全面审核把关，提出修改建议或直接对文字作少量修改。部发重要文稿应当送办公厅领导核阅。文稿需要作较大修改的，退回起草单位重新修改再送审核。对公文文稿的审核、修改意见，一般应当写在发文稿纸指定的区域或者拟搞纸的右侧及天头、地角空白处。
第四十六条 办公厅部长办公室核稿盖核稿章后送交部领导签发。未经核稿的文稿，秘书处不予印发。
第四十七条 部发规章和规章性文件，各司局应当先送法规司进行法律政策审核后再送办公厅核稿。
第七章 公文的签发
第四十八条 部党组发文（电）由部党组书记或副书记签发；部发文（电）由部长或主管部长签发；办公厅发文由办公厅领导签发；各职能部门和综合部门发文由各部门领导签发。
第四十九条 部发规章和重要的规章性文稿，法规司和办公厅核稿后，由办公厅安排党组会议、部长办公会议或者部务会议审议。审议结果有重要修改的，各司局修改后重新送核。
第五十条 司法部情况反映和简报由部长办公室起草、编辑，由办公厅领导签发。内容特别重要的，由部领导签发。部内各职能部门和综合部门所发简报，由各职能部门领导签发。
第五十一条 经领导签发过的文稿，未经签发领导同意，拟稿单位不得任意修改。
第八章 公文的印制
第五十二条 部机关公文统一由办公厅秘书处组织印制。印制公文应当做到及时、准确、安全。
送印公文文稿必须由部长办公室及各司局办公室人员送交办公厅秘书处。
第五十三条 送印公文文稿必须先编发文序号，确定印制份数。
（一）司法部党组文件由办公厅机要处编发文序号、确定印制份数；
（二）《司法部党组会议纪要》、《司法部部长办公会议纪要》、《司法部部务会议纪要》由部长办公室编发文序号，确定印制份数；
（三）司法部令由法规司编发文序号，确定印制份数；
（四）司法部文件、函、请示、报告、通知由办公厅秘密处编发文序号、确定印刷份数；
（五）办公厅发文由办公厅部长办公室编发文序号、确定印制份数；
（六）各司局文函由各司局编发文序号、确定印制份数。
（七）各类简报等由编写单位编序号、确定印制份数。
第五十四条 部机关各种公文的印制时间根据以下情况确定：
（一）公文根据缓急程度分为特急件、急件、正常件。特急件的印制时间为24小时或者按限定的时间完成；急件的印制时间为2日；正常件的印制时间为7日。公文印制的缓急程度由拟文单位提出、秘书处最后确定。
（二）电报、《司法部机关工作周报》、《司法部情况反映（增刊）》、《司法部情况反映（要情专刊）》、《司法部情况反映（特刊）》、《值班报告》按特急件印制。其中电报两小时内完成。《司法部机关工作周报》一般情况下应当每星期一下午印制，星期二上午送部领导。
（三）《司法部党组会议纪要》、《部长办公会议纪要》、《部务会议纪要》、《领导参阅》按急件印制，在领导签发后2日内完成。
（四）各类简报除标明急件外，一般按正常件印制。但《司法部情况反映》、《党群信息》一般应当在三日内完成。
（五）《司法行政工作简报》及其他印制数量较多或篇幅较长的公文，在10天内完成。
第五十五条 印制公文应当认真做好文稿的审核登记工作。办公厅秘书处承印的公文文稿必须经过核稿部门审稿并由规定的领导人签发。文稿必须整洁，材料齐全，密级、急缓明确。符合印制要求的予以登记送印。不符合要求的不予印制。
第五十六条 各种公文的印制应当按时完成，特别要保证特急件、急件按时完成。
第五十七条 印制公文严格按照《司法部机关公文格式》（样本）规定的格式印制。
第五十八条 校对工作的职责是对照原搞和公文格式（样本）纠正录入和改版环节出现的错误以及文件格式不规范的问题，在付印前发现、纠正各种差错，以确保公文质量。对于原搞中出现的明显差错可商核稿、拟搞人员进行修改。凡属较大的更改都应当向签发公文的部领导报告。
第五十九条 公文校对实行三校制。在部机关文印室印制的公文，一校、二校由拟文单位负责（劳改局、劳教局送印的部发文暂由秘书处代校）。校对应当按照原搞逐字逐句进行。部发文件的三校工作由办公厅秘书处负责，其他公文的三校由各拟文单位负责。送部机关印制厂印制的公文，一、二、三校由印刷厂负责，如拟文单位需要对清样进行审核的应当在送印时注明。三校是通体校对的最后一次，是最后一次的版面技术加工。三校应当对整个公文进行全面检查，包括封面、扉页、目录、正文标题、成文时间、送发单位等，以求内容精确，无所缺漏。校对文稿必须按规定的校对符号进行校改，不得使用铅笔。校对完成后应当签署校对人姓名、时间及具体意见。
第六十条 为确保印文质量，坚持对文稿实行核校（即责任校对）。一是将最后一次校样与印出的清样相核对，只核对改动部分，不再通篇校对。二是对印出的公文成品在送发前再作最后一次审核。部发文件的核校和最后审核工作由办公厅秘书处负责，其他由各拟文单位负责。
第六十一条 印制人员在印制公文时应当按照秘书处文印通知单的要求印制，付印的清样要有校对人员签字。印制公文应当清晰、整洁。公文图文区尺寸应当符合规定标准（210×140毫米），天头不小于30毫米，地角不少于20毫米，订口不小于25毫米，翻口不小于19毫米。公文印完后应当按要求用印和装订，防止漏用、错用印章和出现白页。
第六十二条 印制公文应当严格遵守保密规定。印制绝密件应当严格按照限定份数印制，不准多印，有密级的公文不得擅自留存。印刷废页及蜡纸要及时销毁。上级机关的秘密公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经部、厅领导批准可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制，不准密电明复、明电密复、明密电混用。
第九章 公文的送发
第六十三条 部机关公文的送发工作由办公厅机要处负责。
部发文件由秘书处直接交机要处分发。办公厅文件和各司局文件由办公厅办公室或者各司局办公室封装后送机要处送发。
第六十四条 公文分发应当按文件拟稿时规定的发送单位和份数逐一核对，防止错发和漏发。
第六十五条 急件、机密件送发应当进行登记。急件、特急件必须按规定的时限发出或者送达。绝密件交机要专送。
第六十六条 根据《法规规章备案规定》以司法部部令形式发布的规章，法规司应当于规定发布之日起三十日内报国务院备案。报送备案的规章包括规章正式文本一式十五份，起草说明和盖有报送机关印章的备案报告一式五份。
第十章 公文的立卷、归档和销毁
第六十七条 公文的立卷、归档工作应当根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》以及司法部办公厅关于公文立卷归档的有关规定办理。
第六十八条 公文的立卷由各拟文单位的办公室承担。公文的立卷必须做到齐全、完整。《司法部党组会议纪要》、《司法部部长办公会议纪要》、《司法部部务会议纪要》、《司法部机关工作周报》每期多印20份，交档案资料处年底装订成册送发部领导及党组成员。
第六十九条 归档的案卷应当按照有关规定确定保管期限，即永久卷、长期卷、短期卷，第二年年初第一季度交办公厅档案资料处。没有存档价值和存查必要的公文资料，经过鉴别后登记造册由主管领导批准，部保密办公室负责予以销毁。销毁秘密公文，要进行登记，由二人监销，保证不丢失，不漏销。
第十一章 附则
第七十条 本办法从1994年3月1日起施行，部机关以往的有关公文处理的规定，与此办法不一致的，以本办法为准。
