发文机关司法部
发文日期2005年03月16日
时效性现行有效
发文字号司发通〔2005〕21号
施行日期2005年03月16日
效力级别部门规范性文件
部机关各司局：
司法部机关档案工作是部机关业务工作的重要组成部分。近年来，在部党组的高度重视和领导下，办公厅档案部门和各司局认真贯彻执行《档案法》及档案工作规章制度，较好地完成了档案立卷归档任务，努力做好提供利用服务，为司法行政工作的改革与发展做出了应有的贡献。随着司法行政事业的不断发展，档案工作也必须坚持与时俱进，更好地适应新形势的发展要求。为了进一步加强部机关档案工作，全面提高档案工作水平，按照部党组对档案工作的指示，并结合部机关档案工作实际，现提出如下意见：
一、 进一步提高对档案工作重要地位、作用的认识，切实增强依法做好档案工作意识
部机关在工作中形成的文书档案，是司法部履行各项工作职能活动和司法行政工作改革与发展历史的真实记录，是司法行政工作同时也是国家档案不可缺少的宝贵财富，对于总结经验、科学决策和工作查考具有不可替代的重要作用。部机关各司局负责人必须充分认识档案工作的重要地位和作用，把这项工作摆到应有的位置，列入重要日程，像重视业务工作那样重视和抓好档案工作。要教育机关每位干部都认识到，办结文件归档是文件处理的最后一道工序，做好经办文件的归档，是每一位干部应尽的职责和义务。要切实增强档案工作意识，认真贯彻执行《国家档案法》及司法部有关档案工作的规章制度，自觉依法做好各司局文件材料的归档工作。
二、 进一步明确档案工作的指导思想和基本要求，努力做好部机关的档案工作
做好部机关的档案工作，必须以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，认真贯彻《档案法》和档案工作法规制度，依法规范管理档案工作，维护部机关档案的齐全和完整，有效地为司法行政工作的改革与发展做好利用服务工作。各单位要本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的原则，严格按照归档范围的规定，将本单位应归档文件材料收集齐全、整理立卷，按期向办公厅档案部门移交。所交档案要做到分类科学、文件齐全、保管期限划分准确、质量符合要求。
三、 进一步加强档案工作队伍建设，不断提高档案工作人员的业务素质
制度是保障，人员是关键。做好档案工作需要选好配齐专兼职档案工作人员。各司局要选择那些工作责任心强、保密意识高和有一定文书工作基础的同志从事档案工作，并要保持档案工作人员的相对稳定。从今年开始，办公厅将根据档案人员的变化情况，结合工作中存在的问题和实际需要，有针对性地开展档案业务培训，并要形成制度坚持下去。通过学习培训，使档案工作人员切实掌握法律规定要求、熟悉档案业务，增强工作责任感，提高档案人员的业务素质，为做好档案工作提供有力的组织保障。
四、 认真做好司法行政工作改革与发展专项工作档案的收集整理
当前司法行政工作处在重要的改革发展时期。在改革发展过程中形成的文件材料，是司法行政工作不断探索与发展的历史记录，是部机关档案的重要组成部分，对今后的工作有着重要的查考、借鉴作用。必须充分重视做好司法行政改革与发展专项工作文件材料的归档工作。特别要做好党中央、国务院有关司法行政工作指示、文件和中央领导批示的收集归档工作。要落实归档工作责任制。凡是专项工作已设立临时机构的，由该机构指定专人负责收集、归档。专项工作能在当年完成的，工作结束后要即时归档；专项工作跨年度进行的，要按年度整理归档。没有设立临时机构的，由承担此专项工作的司局负责收集归档。
五、 集中统一管理履行行政管理职能的直属单位的文书档案
为使所归档案能全面反映部机关履行各项职能的情况，确保档案的齐全完整，凡是司法部党组决定纳入机关职能序列，承担行政管理工作职能的直属单位，应将其在工作中形成的有关文件材料，按照我部档案工作有关规定要求进行整理立卷，按期向办公厅档案部门移交。今后，档案部门要根据部机关的职能划分和隶属关系的改变，及时提出意见和建议，对档案的移交工作做相应的调整和改变，并督促有关部门认真做好档案的移交工作。
六、 加强档案工作的检查指导，做好档案的提供利用工作
办公厅档案部门要认真做好归档材料的检查验收和对未按期移交档案的催交工作。要适时对部机关每年归档工作情况进行总结、通报，表扬先进，督促后进，促使归档工作保质保量、按时完成。档案管理要适应办公自动化的进程，纳入计算机网络建设规划，同步实施，积极创造条件，尽早实现档案管理计算机化。要认真做好档案文件的编纂、计算机检查等基础工作，紧紧围绕党和国家各个时期的中心工作和工作重点，为领导决策和部机关各项工作提供更加有效的利用服务。
七、 进一步加强对档案工作的领导，落实领导责任制
部机关各司局的档案是部机关档案的源头和基础。各司局的档案搜集得全，整理得好，部机关档案的数量和质量就有了保证。各司局的主要领导同志要切实引起重视，加强对档案工作的领导，落实领导责任制。要确定一位负责同志分管档案工作，经常检查、过问档案工作的开展情况，把档案材料的搜集、整理、上交工作作为本单位的一项重要工作抓紧抓实，高质量地做好文件材料的归档工作；要关心档案人员的思想和工作情况，解决他们工作中遇到的困难和问题，为他们做好档案工作创造必要的条件。
