发文机关司法部

发文日期1998年04月23日

时效性现行有效

发文字号[98]司公字005号

施行日期1998年04月23日

效力级别部门规范性文件

各省、自治区、直辖市司法厅（局）公证管理处，长安公证处：

自1991年发往域外使用的公证书使用公证专用水印纸以来，有效地抑制了社会上伪造公证书的现象，收到了较好效果。但是，也有个别地方管理不善，发生了公证专用水印纸被盗、丢失的事件，如河南省新郑市公证处自1993年11月至1996年4月，先后10次从郑州市公证处和省公证管理处购买7000张公证专用水印纸，有5962张公证专用水印纸去向不明；1997年9月湖南省衡东县司法局办公室一干部，在没有示出任何证件的情况下，就先后两次以衡东县公证处和衡山县公证处的名义，从省公证管理处骗购六箱（30000张）公证专用水印纸，经公安机关追查，还有13000张公证专用水印纸流散在社会上。公证专用水印纸的流失，为违法犯罪分子伪造公证书提供了条件，潜在着巨大的危害，不仅严重干扰了公证机构的正常工作秩序，而且严重影响公证的严肃性和权威性。公证司（94）司公字12号和（97）司公字006号文对公证专用水印纸和管理和使用都作了明确规定，显然有的地方没有严格执行。为切实加强对公证专用水印纸的管理，防止类似事件的发生，特通知如下。

一、 充分提高认识。各级公证管理部门和使用公证专用水印纸的公证处要从上面通报的事例中吸取教训，要充分认识加强公证专用水印纸管理的重要意义，充分认识公证专用水印纸流失可能带来的严重后果，充分认识到我们的职责，要切实从维护公证的形象，维护公证的严肃性，维护公证权威的高度，在思想上、制度上、行动上切实加强管理，使之更严密、更科学，不再流失。

二、 摸清实际底数。各省、自治区、直辖市公证管理处要对本省（区、市）所购买的公证专用水印纸的使用和库存等情况，按照附表1所列项目认真填写，于5月30日前书面上报公证司。

三、 明确管理责任。各级公证管理机关要有一名行政领导、使用公证专用水印纸的公证处要有一名主任（或副主任）负责订购（或申领）、使用发放、集中销毁作废的公证专用水印纸的审批把关工作；同时，要设专人（可兼职）、专柜管理公证专用水印纸，并负责登记、保管等具体工作。未经主管领导审批，具体保管人员不得发放公证专用水印纸。每发放一批公证专用水印纸都应有详细的记载，如时间、单位、号码、具体承办人、审批人等。

四、 严格订购程序。各省、自治区、直辖市所用公证专用水印纸，由省、自治区、直辖市公证管理处统一向公证司订购。由公证处订购公证专用水印纸要通过地（州、市）公证管理处（科）向省、自治区、直辖市公证管理处订购。

订购公证专用水印纸须单位提出书面申请，发放单位要予以审查；订购以数量要与实际所需数量大体相当；订购款只能通过银行汇款或用支票付款，不得直接付现金，收款人与具体保管发放人员要严格分开。

公证专用水印纸不得相互调剂。公证专用水印纸用完后，可按程序向上级管理部门再申请购买。

第一批公证专用水印纸从今年六月一日起停止使用，由各省、自治区、直辖市公证管理处回收，回收情况于7月20日前上报公证司，具体处理办法另行通知。

五、 健全报告制度。各省、自治区、直辖市公证管理处须将公证专用水印纸的发放地、数量、号码、时间、具体保管人员、审批领导姓名等按照附表2进行登记。附表1和附表2每半年一次上报公证司，7月20日前报上半年情况，次年1月20日前报下半年情况。

对在使用中作废的公证专用水印纸，应进行造册登记，由省、自治区、直辖市公证管理处集中销毁，并将号码及时书面上报公证司，由公证司再通报有关部门作废。

如发现公证专用水印纸被盗、丢失，应及时向当地公安机关报案，同时要在48小时内书面报告公证司，对责任人员要作相应处理，隐瞒不报的，要加重处理，对盗卖公证专用水印纸的，要交司法机关惩处。

对公证专用水印纸的管理使用情况，公证司将不定期采取适当方式通报。

六、 完善补救措施。公证司将及时对各地报告的被盗、丢失、作废的公证专用水印纸号码通报有关部门，声明其作废，以防止违法犯罪分子利用流失的公证专用水印纸伪造公证书、严重影响公证声誉和权威的现象再度发生。