发文机关司法部

发文日期2002年01月23日

时效性现行有效

施行日期2002年01月23日

效力级别部门规范性文件

各司局、各直属单位：

机要文件顺畅、安全的运转，是提高机关工作效率，确保机关工作正常开展的重要保证，必须严格规范，加强管理。当前，在机关文件运转中还存在一些问题，主要是少数单位经管文件人员责任心不强，不能及时取文、办文、退文；有的单位取文人员不固定，甚至让临时借调人员取文；还有的直属单位取文不按时，不遵守有关规定，影响了办文效率，使文电保密安全留下隐患。为转变上述情况，进一步加速文件运转，加强机要文件管理，经部领导同意，现提出以下几点意见：

一、 各司局各单位要确定专人负责机要文件管理、运转工作。各司局、各单位要固定一名文件经管人员，该人员必须是中共党员或共青团员，且在职公务员，或经政治部批准返聘的人员。各单位确定文件经管人员后要向办公厅（机要档案督办处）备案；临时替代人员也必须是公务员或政治部批准的返聘人员，并要向机要档案督办处履行备案手续。

二、 实行办件和阅件制度。为了提高文件的运转速度，今后，办公厅将对时效性强的文件，分别标为办件和阅件两类，盖有办件章的文件，有关司局、单位和人员应根据来文单位所设时限尽快办理；盖有阅件章的文件，要及时传阅，应退回的文件要及时退回，不得横向传递，从机要档案督办处取走的需要退还的文件要及时退还。每位部领导处、各司局、各直属单位都实行收文、退文盖章制度，每一个交接环节都要有时间记录。有时间限制的紧急文件，不能投放机要文件交换柜内。如有给部领导的阅件、办件，且部领导在京外出差，请各有关司局、单位、人员将需办需传件送总值班室电传部领导。如有部领导指示快办、快阅件，批给司局或直属单位的，由办公厅机要档案督办处复印后发给相关单位。

三、 实行每日取文签到制度。部领导秘书和部机关各司局经管文件人员，应每天按时取件，部直属单位一般每周不少于一次。机要档案督办处将建立各单位取文签到表，部领导秘书、各司局、各单位经管文件人员每天取文时要进行登记。对不按时取文的，办公厅机要档案督办处口头予以提醒，三天以上仍不能按时取文的由办公厅 通告司局、单位领导，因不按时取文造成压误事故的，办公厅要以适当形式进行通报。每日取文时间固定为下午1：30至3：30。因特殊情况不能按时取文，应预先告知办公厅机要档案督办处。