发文机关安徽省民政厅,安徽省档案局

发文日期2017年04月01日

时效性现行有效

发文字号皖民务字〔2017〕57号

施行日期2017年05月01日

效力级别地方规范性文件

各市、县（市、区）民政局、档案局：

为规范孤儿档案管理，维护档案真实、完整和安全，根据《中华人民共和国档案法》、《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》和《安徽省人民政府办公厅关于进一步加强孤儿保障工作的通知》等规定，省民政厅会同省档案局制定了《安徽省孤儿档案管理办法》。现印发给你们，请认真贯彻执行。

安徽省民政厅 安徽省档案局

2017年4月1日

安徽省孤儿档案管理办法

第一章　总则

第一条 为规范孤儿档案管理，维护档案真实、完整和安全，根据《中华人民共和国档案法》、《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》和《安徽省人民政府办公厅关于进一步加强孤儿保障工作的通知》等相关规定，制定本办法。

第二条 本办法所称的孤儿档案是指各级各类儿童福利和管理机构在日常业务工作中所积累的，有关孤儿抚育和成长过程中直接形成的具有保存和凭证价值的各种文字、图表、声像和电子数据等不同形式的历史记录。

第三条 本办法适用于全省各级各类儿童福利和管理机构。

第二章　管理部门及职责

第四条 孤儿档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则，业务上接受主管部门及同级档案行政管理部门的监督和指导。按照“谁形成、谁负责”的原则，做好孤儿档案材料的收集、整理、归档、移交、保管和利用工作。

第五条 孤儿档案形成单位应加强对孤儿档案工作的管理，纳入本单位案卷管理范畴，建立档案管理制度，指定专人具体负责。社会散居孤儿档案由孤儿户籍所在地的民政部门负责，福利机构集中供养孤儿档案由提供服务的儿童福利机构负责。

第三章　收集材料范围及归档

第六条 孤儿档案按照孤儿居住生活情况分为：社会散居孤儿和福利机构集中供养孤儿。

第七条 孤儿个人档案按照“一人一档”进行归档，并按照纸质载体和特殊载体进行分类归档。其中：

一、纸质载体

（一）社会散居孤儿材料收集范围

1、散居孤儿身份证、户口本、父母死亡（失踪）证明、残疾人证、社会保障卡；

2、监护人身份证、户口本、收入证明、孤儿基本生活申报表、孤儿监护协议书、散居孤儿基本生活费使用监管协议书和体格健康检查报告。

（二）福利机构集中供养孤儿材料收集范围

1、基本材料：公安部门出具的报案证明、捡拾人捡拾证明；接收弃婴入院登记表（3岁以下按脚印、3岁以上按手印等存档）、入院照片、DNA比对证明、儿童福利机构接收弃婴入院公告及其他具有保存价值的文件材料；

2、健康及医疗记录：入院时体格检查记录（含救治记录），入院后的观察记录；小儿神经心理测试报告单、门诊病历（包含病史，既往史，过敏史），婴幼儿生长发育体检表（包括每年常规体检）、出院小结（含手术内容）、主要的辅助检查（附检查报告如心脏彩超，核磁，智力测试等）、上报收养中心的体检材料、预防接种记录（原件或复印件）；“明天计划”申报、结账表（复印件）；体格健康检查报告；死亡人员的抢救记录和火化存根等；

3、康复治疗记录：个体康复教育指导档案、个体康复评估报告、个体康复治疗记录单和转诊记录单等材料；

4、受教育记录：学龄学生基本信息表（院内受教育孤儿）；学生学籍册（院外受教育孤儿）；个案服务面谈记录（院外受教育孤儿）；孤儿联系记录（院外受教育孤儿）、学生获奖证明、年度学习成绩单、综合素质评价；

5、身份记录：户口本、身份证、残疾人证、社会保障卡等；

6、家庭寄养孤儿档案应包括：寄养儿童基本信息表、寄养家庭申请表、审核表（寄养家长身份证、户口本复印件）、家庭寄养合同（家庭试寄养合同）、福利机构家访记录等；

7、收养孤儿档案应包括：入院（寻亲）公告（原件或者复印件）、被送养孤儿体格检查表（原件或复印件）、被送养孤儿成长情况报告（原件或复印件）、被送养孤儿成长状况表（原件或复印件）、同意收养意愿书复印件（10周岁以上）、收养评估报告（原件）、涉外送养通知、国内《收养登记申请表》、融和期间委托监护协议或试收养协议、收养协议书和收养登记证等；

8、离院记录:年满18周岁孤儿转院通知单、成年孤儿参加工作安置通知单、家属认领通知书和亲子鉴定证明（认领孤儿）；

9、其他有保存价值的:主要包括寻亲记录（孤儿本人或其他人员来院寻找亲人的记录）和回访记录（被收养孤儿及其家庭重回福利院探访的记录）等材料。

（三）孤儿个人档案（纸质）的档号结构

按照全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-件号的规则编制。如“J109-GE·2017-Y- 001”。其中，全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T 13-1994编制。档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由“孤儿”2位汉语拼音首字母“GE”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2017”。保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”等标识。卷号：单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用3位阿拉伯数字标识，不足3位的，前面用“0”补足，如“026”。

二、特殊载体

（一）实物收集范围

1、孤儿入院时随身携带的遗弃字条及随身贵重物品及其他物品等；

2、单位或个人捐赠的具有保存价值纪念品等。

（二）声像收集范围

1、慰问、检查指导孤儿工作的照片、音视频等；

2、院内孤儿每年的合影（全家福）；

3、本单位开展的孤儿成长活动的相关照片、音视频等；

4、难以保存的孤儿入院时随身携带的物品照片；

5、关于涉及孤儿的重要外事活动形成的照片、音视频等。

（三）电子资料收集范围

1、孤儿网络管理系统形成的电子档案；

2、上级和其他部门以电子文档下发的文件材料；

3、其他方式形成的电子档案（包括数码照片、数码音视频等）。

（四）特殊载体档案的档号结构

按照全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-件号的规则编制。实物标识为“SW”，声像标识为“SX”，电子标识为“DZ”。如“J109-SW·2017-Y- 001”,是指本单位全宗号为J109的2017年度形成的永久保管的实物档案的第一件。

第八条 孤儿管理性档案材料，分为散居孤儿管理档案和集中供养孤儿管理档案两类。按职能——年度——保管期限进行归档。

一、散居孤儿管理档案

包括：入户走访调查表、日常生活状况、在校情况、健康情况和走访评估报告、体格健康检查报告、各级部门印发孤儿相关文件资料及其他应归档的材料。

二、集中供养孤儿管理档案

包括：健康医疗记录、康复治疗记录、体格健康检查报告、受教育记录、寄养记录、收养记录、安置记录及孤儿离院后有关生活、学习和工作情况等反馈记录等相关材料。

年度是指孤儿建立档案的时间所属年度。

保管期限是指根据孤儿档案应保管的年限。

三、孤儿管理性档案的档号结构

按照全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-件号的规则编制。孤儿管理标识为“GG”，“GG01”为散居孤儿管理，“GG02”为集中供养孤儿管理。如“J109-GG01·2017-Y- 001”,是指本单位全宗号为J109的，2017年度形成的永久保管的散居孤儿管理的第一件。

第九条 孤儿档案归档时间：

（一）散居孤儿档案应在审批部门审批后15个工作日内完成归档整理工作，后续每年形成的文件材料应于次年1月份之前归档，并完善目录；

（二）机构集中供养孤儿档案应在孤儿入机构后30个工作日内完成基本档案的整理归档工作，后续每年形成的文件材料应于次年1月份之前归档，并完善目录。

第十条 孤儿档案应存放于符合档案保管要求的档案室，配备防盗、防光、防高温、防火、防潮、防鼠、防虫等设施，确保档案的安全。

第十一条 孤儿档案应建立相应的档案管理制度，指定专人具体负责。

第十二条 照片、音像材料分别按照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）和《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-1995)的要求整理；孤儿管理工作中形成的电子文件按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）和《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38-2008)的要求整理。

第四章　档案管理

第十三条 孤儿档案管理应当遵行以下原则：

（一）文字类档案按照“一人一档”的原则逐步进行组卷整理，每份文件需盖档号章，排列顺序按文件的形成日期，散居孤儿按照年龄大小或居住区域进行排序，机构集中供养孤儿按照入院到离院进行排序；每卷编制相应的卷内文件目录及卷内备考表；

（二）特殊载体档案按国家相关规范整理归入本单位相应门类的档案，并编制与纸质档案的互见号。对于有特殊价值的实物档案（如孤儿入院时的贵重物品）应采取特殊抢救手段，尽量延长档案的使用寿命。对无法长期保存的特殊档案，应建立影像档案予以存档；

（三）有条件的要建立电子档案，使用档案管理软件。按照档案分类原则，建立孤儿档案计算机目录，以方便利用；

（四）孤儿档案管理应严格执行保密制度，未经批准不得擅自调阅，不得擅自复印、复制孤儿档案。

第十四条 孤儿档案的利用应符合以下要求：

（一）孤儿管理部门因自身工作需要的；

（二）各级政府监察、公安、检察院、法院等单位因公务需要的；

（三）经孤儿档案管理部门主管领导批准后，有关单位、组织或个人因工作需要，办理相关手续后可以利用孤儿档案；

（四）其他需要利用孤儿档案的，应当经孤儿档案保管的主管部门同意。

第十五条 孤儿档案仅限于当场查阅、摘抄和复印，严禁对孤儿档案进行涂改、抽换、圈划、批注或污染、损毁。

孤儿档案保管单位应当对归还的孤儿档案进行清点核对，对档案摘抄件或复印件加盖标有“孤儿档案摘抄件”或者“孤儿档案复印件”的印章。

第十六条 县级以上人民政府民政部门应当会同同级档案行政管理部门对保管期满的孤儿档案进行价值鉴定。有继续保存价值的，可以延长其保管期限。无保存价值的，编制销毁清册，履行审批手续予以销毁。销毁清册永久保存。

第五章　保管期限、鉴定、销毁和移交

第十七条 收养、送养、死亡孤儿纸质载体档案保管期限为永久；在院安置孤儿档案纸质载体保管期限为永久；孤儿在集中供养期间死亡的，孤儿纸质载体档案保管期限为永久。其他有保管价值的纸质孤儿档案保管期限为30年。所有档案保管期限从建立档案后的次年1月1日起开始计算。

非纸质材料形成的孤儿档案应与相对应的纸质档案保管期限一致。其他有保管价值的照片、音像、电子档案（以光盘刻录的方式保管）的保管期限的保管期限为30年。不能长期保管的特殊载体档案，应以影像方式保管。

第十八条 孤儿档案保管单位应当成立鉴定小组，对保管期满的孤儿档案进行价值鉴定。对有继续保存价值的，可以延长其保管期限直至永久。无保存价值的，提出销毁意见，并建立销毁清册。

第十九条 销毁孤儿档案应当经主管领导批准，并派两个以上人员监销。监销人员应当对照销毁清册清点核对所要销毁的孤儿档案，并在销毁清册上签字。销毁清册永久保存。

第六章　法律责任

第二十条 儿童福利和管理机构应当依照《中华人民共和国档案法》相关规定，建立孤儿档案,遵照相关规定对孤儿档案进行管理。

有下列行为之一的，根据情节轻重，对档案的直接责任人给予行政处分；造成损失的，责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任：

（一）损毁、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）私自泄露或者用作商业用途的；

（五）档案工作人员玩忽职守造成档案损失的。

第七章　附则

第二十一条 孤儿档案管理工作所需经费列入本单位的行政经费,由本级财政予以保障

第二十二条 没有设立儿童福利机构的民政部门应当参照本办法做好孤儿档案管理工作。

第二十三条 各市、县(市、区)民政局和档案局可以结合本地区实际情况，共同制定本办法实施细则。

第二十四条 本办法由省民政厅、省档案局负责解释。

第二十五条 本办法自2017年5月1日起施行。

附件：

1.卷内文件目录

2.卷内备考表式样

3.孤儿档案袋正面式样

4.孤儿档案盒正面和盒脊式样

5.孤儿档案案卷目录式样

6.孤儿档案案卷目录封面式样

附件：

卷内文件目录

填写说明：

1.顺序号：填写卷内文件材料排列的顺序编号。

2.文号：填写文件材料的文号，一般照实抄录。

3.责任者：填写文件材料的责任者，一般照实抄录。

4.题名：填写文件材料的标题，一般照实抄录。文件材料没有标题或者标题不规范的，可以自拟标题，外加“〔〕”号。

5.日期：填写文件材料的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2016年4月19日标注为“20160419”。

6.页号：填写文件材料在本卷内的起始页号，最后一份文件填写该件的起止页号。

7.备注：对需要说明情况的文件材料在备注栏内标注“*”号，并将需要说明的情况填写在备考表中。

附件2

卷内备考表式样

填写说明：

1.本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。立卷后发生上述情况的，相关人员应当填写说明并签名、标注时间。

2.立卷人：由本案卷的整理者签名。

3.立卷时间：填写本案卷的立卷完成日期。

4.检查人：由本案卷质量审核者签名。

5.检查时间：填写案卷质量审核的时间。

附件3

孤儿档案袋正面式样

填写说明：

1.全宗名称：填写立档单位的全称或者通用简称。全宗名称可以直接印在封面上。

2.姓名：填写该案卷孤儿的姓名。

3.件数、页数：填写该案卷立卷完成时卷内文件的总件数和总页数。立卷后发生变化的，在“卷内备考表”中说明。

4.类别：填写该案卷所属的类别名称。

5.类别代码：填写相应的类别代码。

6.保管期限：填写该卷档案保管期限的起止时间。

7.全宗号：填写国家综合档案馆给立档单位编制的代码。

8.目录号：填写该案卷所属目录的编号。目录号一般可用类别代码代替。一个全宗内的目录号不得重复。

9.卷号：填写立档单位编制的案卷排列顺序号。一个目录号内的卷号不得重复。

附件4

孤儿档案盒正面和盒脊式样

孤儿档案盒正面式样

填写说明：

按照孤儿档案袋的填写要求填写。

孤儿档案盒盒脊式样

填写说明：

1.按照孤儿档案袋的填写要求填写。

2.起止卷号分别填写本盒内案卷的室编卷号和馆编卷号的起止卷号，中间用“—”连接。

3.盒号：填写档案盒的排列顺序号，在档案移交国家综合档案馆时按照进馆要求编制。

附件5

孤儿档案案卷目录式样

填写说明：

孤儿档案案卷目录按照整理完毕的案卷的相应项目填写。

附件6

孤儿档案案卷目录封面式样

填写说明：

1.按照整理完毕的案卷的相应项目填写。

2.编制单位：填写该目录的编制单位名称。

3.编制日期：填写该目录的编制时间。

注：目录号用类别代码代替时，为避免一个目录号下的案卷过多，可以在目录号后面添加英文字母或数字，中间用“—”连接，以形成多个目录号。