【发布部门】 合肥市食品药品监督管理局 【发文字号】 合食药监办[2007]100号
【发布日期】 2007.11.09 【实施日期】 2007.11.09
【时效性】 现行有效 【效力级别】 地方规范性文件
【法规类别】 药品管理
合肥市食品药品监督管理局关于印发《合肥市食品药品监督管理局机关公文处理办法》的通知
（合食药监办〔2007〕100号）
局机关各处室：
现将《合肥市食品药品监督管理局机关公文处理办法》印发你们，请认真执行。
二〇〇七年十一月九日
合肥市食品药品监督管理局机关公文处理办法
第一章 总则
第一条 为使局机关公文处理工作规范化、制度化、科学化。根据《安徽省食品药品监督管理局公文处理办法》和《合肥市人民政府公文处理办法》，结合局工作实际，制定本规定。
第二条 行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理，指公文的办理、管理、立卷等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理必须坚持实事求是、精简、高效、规范的原则，做到及时、准确；必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。
第四条 局办公室是局机关公文处理的管理部门，主管局机关并指导全系统的公文处理工作。各处室要指定专人负责本处室的公文处理工作。局机关工作人员应掌握公文处理办法，认真执行本办法的各项规定。
第二章 公文种类、形式及使用范围
第五条 公文的种类和适用范围，根据国务院、省政府、市政府规定的行文要求执行（《国家机关公文处理办法》第九条）。
第六条 局文件（党组文件处理办法根据市委的规定另行制订）主要有：
（一）局文件文头为“合肥市食品药品监督管理局文件”，发文字号为“合食药监×〔20××〕××号”。主要用于：传达贯彻安徽省食品药品监督管理局、合肥市委、市政府的方针、政策和指示，转发上级机关文件，发布重要的规章制度和重要决定；向上级机关报告、请示工作；部署全局性工作和重大活动安排；与市政府有关部门联合行文以及其他必须以局文件名义办理的重要事项等。
答复下级机关请示的问题及处室办理的同意行政相对人申报的事项等批复文件，标识为“合肥市食品药品监督管理局文件”，发文字号“合食药监×复”，文件序号另编。
召开系统内工作会议或业务会议等文件，标识为“合肥市食品药品监督管理局文件”，发文字号“合食药监通×”，文件序号另编。
（二）局函
文头为“合肥市食品药品监督管理局”，发文字号为“合食药监×函〔20××〕××号”。主要用于：向各县政府、市直部门及兄弟市局商洽、联系工作；向不相隶属单位询问、答复具体事项。上报单项业务工作总结、活动总结等；其他需以局名义行文的综合性工作部署和一般工作的请示、报告、通知等。
（三）办公室文件
文头为“合肥市食品药品监督管理局办公室文件”，发文字号为“合食药监办发〔20××〕××号”。主要用于：系统内和县局布置工作；处理办公室职责范围内的工作和综合事务；一般性的通知以及其他需要以局办名义行文的事项。
（四）电报
处理紧急公务的公文可以使用电报形式发文。电报分：内部明电、密码电报、电话传真等形式。文头分别为：内部明电、密码电报、合肥市食品药品监督管理局电话传真；字号分别为：合食药监明电〔20××〕××号、合食药监密电 〔20××〕××号、合食药监明传〔20××〕××号。其中，密码电报通过市委机要局发送。
（五）会议纪要
文头为“合肥市食品药品监督管理局会议纪要’，用于记载、传达局长办公会议精神和议定的重大事项。
第三章 公文格式
第七条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部分组成。
（一）涉及国家秘密的公文，主办处室应当根据国家保密法律法规和有关保密规定提出密级、保密期限，局办公室负责审核。其中，“绝密”、“机密”级公文还须标明份数序号。
（二）紧急公文应当在发文机关标识的右上角分别标明“特急”、“急件”；电报分别标明；“特急”、“特急”、“加急”、“平急”。
（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。
（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号、有发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识的公文，发文字号一般标注在发文机关标识之下、横线上方居中。局办公室负责发文的统一编号。
（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话号码。
（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称及引用文件标题加书名号外，一般不用标点符号。
（七）除“公告”、“通告”外，其他文种的公文都应标明主送机关。主送机关应当使用全称或规范化简称。如主送栏内标明主送机关为“有关单位”，应在公文底稿末页标注主送有关单位的全称或规范化简称。
（八）公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称（全称）。附件一般与正文一起装订，并在附件左上角标识“附件”字样，有多个附件时应标识序号。
（九）成文日期以负责人签发日期为准。联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
（十）公文如有附注，应标注在成文日期左下方、主题词之上，并加上圆括号。向上级部门请示，应当加上联系人、联系电话号码等附注内容。
（十一）公文应当标注主题词。市局上报市政府的公文和向市直单位以及各县人民政府行文，使用《安徽省人民政府公文主题词表》标注主题词；上报安徽省食品药品监督管理局的公文和全市食品药品监督管理系统内部行文，使用《国家食品药品监督管理局公文主题词表》标注主题词。
（十二）抄送机关指除主送机关以外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。
局发文和办公室发文一般应抄送局领导。
第四章 行文规则
第八条 市局机关行文应当确有必要，不行文的坚决不行文；行文要注重实效，转发文件一定要有切实可行的贯彻意见。
第九条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，应坚持逐级行文原则。特殊情况必须超级行文时，应抄送被越级机关。
除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，市局不能向县人民政府正式行文。
市局内设机构除办公室外一律不得对外正式行文。
第十条 市局可与市直有关部门联合行文，可与各县政府联合行文，可与相应级别的党组织和军队机关联合行文，可与同等级别的人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。
第十一条 属于市局职权范围内的事务，由市局自行行文。需报请市政府批准的事项应请示市政府同意后行文，文中应注明经市政府同意。涉及市政府其他部门职权的事务，应协商有关部门会签或联合行文。
第十二条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以市局机关名义向上级机关负责人直接报送“请示”、“报告”或“意见”。属于交办的事项直接报送的，应在正文开头部分予以说明。
主送市政府的公文不抄送市政府领导同志个人。
第十三条 “请示”应当一事一文，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。“请示”在未经上级批复情况下，不得抄送下一级单位。
第十四条 “报告”不得夹带请示事项。对“报告”中夹带请示事项的，可按报告处理，不予答复。
第十五条 市局上报市政府的公文一般为一式3份。上报安徽省食品药品监督管理局的“报告”一式5份，“请示”一式2份。
所有文件都要送市局领导各1份，存档3份，必要时发各处室、各县局。
第五章 发文办理
第十六条 发文办理是指以市局名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、校对、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。发文主办处室对公文质量负总责。
（一）草拟。公文文稿由处室工作人员在各自职权范围内根据工作需要撰拟。拟稿人应完成公文的紧急程度、标题、主送机关、正文、附件说明、附注、附件、主题词、抄送机关、文件印数等草拟工作。发文草稿需经处室主要负责人初审。拟稿人和处室审稿人必须在发文稿纸上签姓名和日期。
对涉及其他处室职权范围的事项，主办处室应当主动与有关处室协商，取得一致意见并会签后方可行文；如有分歧，主办处室负责人或请分管局长出面协调。如仍没取得一致意见，主办处室可以列明各方理据，提出建议性意见报请局长裁定。
抄送机关依上级机关、平级机关、下级机关顺序排列。同一层次按党政军群顺序排列。
（二）审核。公文文稿送局领导签发前，应当由局办公室审核。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，行文格式是否符合《国家行政机关公文处理办法》和本办法。
凡属与外单位联合发文的会签文稿，在报局领导审签前，应送局办公室审核。
（三）签发。一般公文原则上送分管局领导签发。上行文由主要负责同志或者主持工作的负责人签发。公文文稿一经签发，一般不得改动。特殊情况需改动时，应按办文程序，以局办公室报请签发人同意后方可改动。局领导一般不接收或签发未经局办公室审核的文稿。
（四）登记。签发后的文稿，由局办公室及时登记、编号。
（五）印制。一般文件由局文印室负责印制。两个以上部门联合发文或印制量大的文件由文印室协调，经局办公室负责人批准后，可在局外定点印制厂印制。
各处室送交文印室印制的公文，必须按照签发审定稿修改，并向文印室提交拟发公文原稿及修改后的电子文本。
文印室工作人员对印制的公文负有保密责任。
（六）用印。所有公文由机要工作人员用印。用印前，机要工作人员要仔细检查发文机关标识与印章名称是否一致。
（七）校对和分发。按照谁发文、谁起草、谁校对、谁装订、谁分发的原则，文印室负责统一排版和套印；发文处室的具体承办人核对；纸质公文由办文处室书写封好信封后交局办公室。
（八）会签。市局需外单位会签的文稿，需经局领导审签后方可送外单位会签。外单位送市局会签的文稿，由局办公室提出办理意见，主办处室应在1个工作日内提出审核意见报局领导审签，并由局办公室将会签件反馈主办单位。
第六章 收文办理
第十七条 收文办理指收到公文的全部办理过程。包括签收、审核、登记、拟办、承办、催办等程序。
（一）签收。凡发送市局的文电，统一由局办公室签收。业务处室的由相关处室签收。业务处室收到上级部门或其他市直单位直接寄送市局的公文，应主动送办公室登记处理后办理。业务处室收到上级部门直接寄送本处室的文函，若涉及机关综合工作或局领导的，应及时将办理意见报办公室。
（二）审核。收到下级机关和其他部门报来的需要办理的公文，办公室审核是否应由市局办理，是否符合行文规则，涉及其他部门或地方政府职权的事项是否已协商、会签，文种使用、公文格式是否规范等。对不符合本办法规定的公文，经办公室负责人批准后，退回报送单位或部门。紧急公文可及时办理，但应将存在的问题通知来文单位。
（三）登记。公文签收后，由办公室逐件拆封、分类登记，要将办件、阅件和简报等分开处理，避免漏办文件。
（四）拟办。对需要办理的公文，办公室负责人提出拟办意见并报局领导审批后按批示意见办理。办公室工作人员可视办理紧急情况同时复印送有关承办处室。
（五）承办。承办处室接到交办的公文，实行办文限时制。对有时限要求的，应在规定时限的前2个工作日将办理意见（文稿）交局办公室审核后送局领导审签；对县局报送的请示性事项的公文，应在10个工作日内批复；对涉及多个处室或因特殊原则不能按时批复的，应在10个工作日内将延期办理的理据和处理意见告知报文单位。
文件办结后应交回办公室，如有需要，非“秘件”可复印留存。
（六）催办。局办公室负责公文办理的催办，紧急公文跟踪催办，重要公文及领导批示的公文重点催办。其他公文原则上每周催办一次，直至办结。
第七章 归档
第十八条 凡是市局机关公务活动中形成的、具有保存价值的各种文件、电报、函件、会议纪要及记录、简报、资料、电子版文件、音像等均属于归档范围。
第十九条 局机关各处室均为立卷单位，应指定专人负责本处室的公文管理和立卷工作。任何处室和个人不得保存应归档的公文。上一年度的公文、资料收集、整理、归档工作，应在下一年度第二季度内完成。
第二十条 凡参加上级主管部门会议带回的文件、材料，传达贯彻后，与会人员应及时主动整理，交办公室归档。
第二十一条 文印室印制的局机关公文、资料，由局办公室定期制作电子文本交档案室保存。非文印室印制的公文、资料，由承办处室负责将电子文本交档案室保存。
第二十二条 局办公室负责机关公文归档的督促、检查和业务指导工作。接收立卷单位归档案卷前，要进行质量检查，不符合要求的，提出改进意见，由立卷单位负责加工整理。
第八章 公文管理
第二十三条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经局领导或办公室负责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印机关、日期、份数和印发范围。
第二十四条 公文的复印件一般不得作为正式公文使用，特殊情况下必须作为正式文件使用时，应当加盖复印机关证明章。
第二十五条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第二十六条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别报办公室负责人批准，可以销毁。
销毁秘密公文，应当到指定场所，由2人以上监销，保证不丢失、不漏销。销毁绝密公文（含密码电报）应当进行逐件登记并经办公室负责人审核后，方可按照保密规定和要求送指定场所销毁。
第二十七条 工作人员调离时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第二十八条 密级文件的传阅、使用和保管，必须严格执行国家保密法律法规和有关规定，确保国家秘密安全。
第九章 附则
第二十九条 本规定自印发之日起实施，由市局办公室负责解释。
第三十条 各县局可参照执行。
