【发布部门】 合肥市财政局 【发文字号】 合财购[2006]284号
【时效性】 现行有效 【效力级别】 地方规范性文件
【法规类别】 政府采购
合肥市财政局关于印发《合肥市政府采购档案管理办法》的通知
（合财购[2006]284号）
市直各部门、各县（区）财政局、市政府采购中心、政府采购代理机构：
为加强政府采购档案管理，保证政府采购档案的完整和规范，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案条例》、《安徽省政府采购项目档案管理暂行办法》的有关规定，结合我市实际，我们制定了《合肥市政府采购档案管理办法》，现印发给你们，请遵照执行。
附件：
合肥市政府采购档案管理办法
第一条 为加强政府采购档案的管理，有效保护和利用政府采购档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案条例》、《安徽省政府采购项目档案管理暂行办法》的有关规定，结合我市实际，制定本办法。
第二条 本办法适用合肥市各级采购人、集中采购机构和其他政府采购代理机构（以下统称政府采购代理机构）的政府采购档案管理。
第三条 各级采购人、政府采购代理机构应将政府采购档案作为本单位档案的一项重要内容。政府采购档案工作按统一领导、分级管理的原则，由各级财政部门负责管理，并接受同级档案行政管理部门的指导、监督和检查。
第四条 政府采购档案是反映政府采购活动的重要记录，采购人和采购代理机构在组织实施政府采购项目活动中形成的原始的文件材料，包括形成的文字、图纸、图表、声像、纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的记录正本。
采购活动过程中形成的各种记录的副本一般不作为档案保管，采购人或采购代理机构可以作为资料保存，但对于涉及商业秘密和其他保密事项的，应当予以保密。
第五条 政府采购档案包括采购活动过程中形成的以下文件资料：
（一）采购活动记录登记表；
（二）财政部门或主管部门批准的采购预算和计划；
（三）采购代理协议书；
（四）招标文件，资格预审文件，询价、谈判文件，相关的修改和澄清以及发售的记录；
（五）投标文件、报价文件；
（六）评审、谈判和询价的标准、工作情况和相应的报告；
（七）中标（或成交）通知书
（八）合同文本；
（九）验收证明；
（十）质疑答复、投诉处理决定；
（十一）其他有关文件、资料。
其中采购活动记录登记表至少应当包括下列内容：
（一）采购项目类别、名称；
（二）采购项目预算、资金构成和合同价格；
（三）采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当载明原因；
（四）采购信息发布情况；
（五）邀请和选择供应商的条件及原因；
（六）专家评委选取和构成情况；
（七）评标或评定成交标准，确定中标（成交）人的原因；
（八）废标的原因；
（九）采用招标以外采购方式的相应记载。
采购活动记录登记表一般由采购人在采购合同签订之后3个工作日内负责登记，采购人委托政府采购代理机构进行采购的，由政府采购代理机构负责登记，经办人与单位负责人签字，报财政部门备案盖章后保存。
第六条 采购人自行开展采购工作的，由采购人负责所有采购资料正本原件的保管；采购人委托政府采购代理机构进行采购的，各自保管经办事项的正本原件，各自经办的事项双方应在采购代理协议中明确。
第七条 采购人和采购代理机构具体经办采购业务的部门应做好政府采购相关文件、资料的日常收集、整理工作，保证档案的真实性、完整性，在采购合同正式签订后的一年之内将所有文件、资料移交本单位的档案部门。
第八条 采购人和采购代理机构应指定具备档案管理专业知识的人员负责政府采购档案的管理，应依法做好政府采购档案管理工作，确保政府采购档案存放有序、查阅方便，严防毁损、散失，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。
第九条 采购人和采购代理机构应当建立健全政府采购档案的利用制度。政府采购档案的利用不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。涉及应当保密的政府采购档案的利用，必须按照有关保密的法律和行政法规的规定办理。
第十条 政府采购档案按照年度项目编号顺序和本办法第五条规定的内容进行组卷。
政府采购档案文件、资料用纸规格一律采用国际标准A4纸，工程图纸及其他录音、录像资料可视具体情况确定。
第十一条 政府采购档案的保管期限定为永久、15年两种，保管期限从采购结束之日起算起。
第十二条 工程建设项目、重要的信息、通讯、基础设施建设或有重要意义的需长久查考利用的采购档案，列为永久性保管。
一般的货物、服务项目的政府采购档案保管期限为15年，但采购活动记录登记表应列为永久保管。
第十三条 政府采购档案管理人员变更，应按规定办理档案移交手续，经单位负责人签字认可后，方可生效。
第十四条 采购人或采购代理机构因撤并、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的政府采购档案，应当按档案管理的有关规定移交相关部门。
第十五条 禁止擅自销毁政府采购档案。保管期满的政府采购档案，报经本级财政部门同意后，按档案管理的有关规定进行处理。
第十六条 本办法自发布之日起施行。
